Sieben einfache Tipps für effizientere E-Mails

Nur Zeit für kurz und bündig? Die sieben Mailing-Tipps im Überblick!

Als Texter bearbeite ich Tag für Tag Unmengen elektronischer Nachrichten. Nicht selten verliere ich dabei Zeit:

1. Ich verstehe nicht, um was es genau geht.
2. Habe keine Ahnung, was die schreibende Person genau von mir möchte.
3. Oft stöbere ich viertelstundenlang durch sich über Wochen hinziehende Konversationen, um die gesuchte Informationen zu finden.
4. Manchmal ignoriere ich Nachrichten, weil ich mich nicht angesprochen fühle.
5. Meistens finde ich Nachrichten nicht, wenn ich sie suche.
6. Oft schreibe ich drei oder vier Mails, wo eine gereicht hätte.

Eine gute E-Mail zu schreiben, ist eine vergessen-gegangene Disziplin. Alle machen es. Wenige machen es effizient.

1. Verlinke benötigte Ressourcen

E-Mails beziehen sich häufig auf elektronische Dokumente. Genauso häufig werden diese Ressourcen in Nachrichten nicht beigefügt oder verlinkt:

Korrigieren Sie bitte den im Screenshot markierten Fehler.

Sehr gerne. Nur: Wo bitteschön befindet sich das Dokument mit der angestrichenen Passage? An dieser Stelle beginnt der Indizienprozess: Basierend auf der vergangenen E-Mail-Konversation, dem Wissen über die Absenderin oder dank visueller Information aus dem Screenshot kann der Bezug der Nachricht eingeschränkt werden.

Im schlimmsten Fall muss nachgefragt werden. Was Zeit und Nerven bei allen Beteiligten kostet.

Der Schlamassel lässt sich sehr leicht vermeiden: Referenzierte Ressourcen immer verlinken (Dokumente, Websites, ältere Nachrichten). Für Empfänger bedeutet das: Ein Klick und der Kontext der Nachricht ist klar.

2. Strukturiere deine Nachricht

E-Mails lassen sich formatieren. Das Resultat ist je nach E-Mail-Client unterschiedlich schön. Eine minimale Strukturierung ist aber immer nützlich.

• In meinen Mails highlighte ich wichtige Keywords.
• Setze in längeren Nachrichten Zwischentitel (auch wenn sich das nur mit Fettdruck bewerkstelligen lässt).
• Und vor allem: Ich nutze Listen.

Listen haben dann die grössten Vorteile, wenn in einer Mail mehrere Punkte zur Sprache kommen, die nur lose zusammenhängen. Für Lesende ist auf einen Blick klar: In dieser Nachricht geht es um mehr als einen Punkt.

Übersichtlich strukturierte Nachrichten machen die Bearbeitung wesentlich einfacher und sie vermindern die Wahrscheinlichkeit, dass eine Teilaufgabe vergessen geht.

3. Halte dich so kurz, es geht

Niemand liest gerne lange E-Mails. Deshalb: Spare deinem Leser unnötiges Gebabbel.

Kurze, auf den Punkt gebrachte E-Mails entstehen nicht in einem Draft. Es lohnt sich Nachrichten zumindest einmal zu editieren und dabei möglichst die Perspektive der Adressaten einzunehmen. Es gilt alles Überflüssige zu streichen und sicherzustellen, dass alles Nötige vorhanden ist.

4. Sag an, was zu tun ist

Eine E-Mail sollte eine klare Handlungsanweisung (Call to Action) enthalten. Zu oft lesen wir elektronische Post und fragen uns, was die Absenderin oder der Absender von uns erwartet.

Diese Ratlosigkeit geht auf die Annahme zurück, dass der Empfänger dann schon wisse, was zu tun sei. Dem ist nicht (oder zumindest nicht immer) so. Botschaften kommen besser und zuverlässiger an, wenn sie eindeutig und explizit festhalten, was zu tun ist.

Die Handlungsanweisung muss keine grosse Sache sein:

• Information: “Bitte beachten Sie, dass…”
• Bitte um Inputs: “Wie würden Sie, in dieser Sache weiter verfahren?”
• Bitte um Feedback: “Bitte geben Sie mir Bescheid, ob der beigelegte Bericht in der aktuellen Form sachlich korrekt ist.”
• Bitte um Freigabe: “Würden Sie mir kurz bestätigen, dass wir den beigelegten Artikel in der aktuellen Form publizieren dürfen?”
• Arbeitsanweisung: “Bitte ändern Sie die Titel der folgenden Seiten wie unten beschrieben ab.”
• …

Je präziser eine Handlungsanweisung formuliert ist, desto genauer und nützlicher wird die Antwort ausfallen.

5. Nutze E-Mail-Metadaten

Eine E-Mail besteht nicht nur aus der eigentlichen Nachricht. Betreff, gewählte Konversation, Signaturen und CCs liefern wertvolle Zusatzinformationen:

• Betreff: Der Betreff ist der Titel einer E-Mail Konversation. Er sollte klar machen, um was es geht (den Kontext definieren), also die konkrete Aufgabe nennen, vielleicht den Namen des betroffenen Projektes und ausserdem einen Hinweis auf die Handlungsanweisung enthalten. Also zum Beispiel: “Themenliste – Bitte vervollständigen – Website Relaunch”. Die einzelnen Komponenten eines Titels immer nach der Relevanz für den Empfänger ordnen.
• Konversation: Nicht selten laufen E-Mail-Konversationen aus dem Ruder. Ursprünglich ging es darum, eine Themenliste zu vervollständigen, dann erkundigte sich jemand nach dem Stand der gängigen Übersetzungen und plötzlich geht es, um hinderliche Sprachkonventionen: Die letze Nachricht hat nichts mehr mit dem ursprünglichen Thema der Konversation zu tun. Dies macht die Suche nach Botschaften extrem schwierig. Deshalb gilt: Neues Thema, neue Konversation.
• Signatur: Nicht immer wissen Empfänger, um wen es sich beim Absender einer Nachricht handelt. Dann kann eine Signatur mit Firma, Funktion, Anschrift, eventuell Bildungshintergrund und Kontakt sehr hilfreich sein. Umgekehrt gilt. In E-Mail-Konversationen unter Personen, die sich bereits kennen, sind Signaturen nichts als unbenötgte Raumfüller. Deshalb: Signaturen nur in Nachrichten an neue Empfänger einsetzen.
• CC und BCC: Carbon Copies (CC) und Blind Carbon Copies (BCC) sind Segen und Fluch zugleich. Richtig eingesetzt, dienen Sie der Information von Dritten: Person A entscheidet X, und will dass B diesen Entscheid kennt und umsetzt. Gleichzeitig soll Person C über den Entscheid informiert sein. Person C kommt ins CC. Falsch eingesetzt, führen CCs zu E-Mail-Spamming: Person A will, dass B ihre Arbeit anders priorisiert. Sie will Druck aufsetzen und nimmt deswegen die Vorgesetzten von B ins CC. Die Folge: unnötige E-Mails und übervolle Posteingänge (nicht zu reden vom schlechten Arbeitsklima).

6. Bleib sachlich

Wenn eine Absenderin oder ein Absender sich nicht an die E-tiquette hält, kann das verärgern. Wenn sich jemand im Ton vergreift, ungenau schreibt und unnötigen Mehraufwand verursacht oder sich für ungemein wichtig hält, gilt: Einmal durchatmen. In schwerwiegenden Fällen: Einmal schlafen. Und dann antworten.

Die richtige Antwort auf ungenaue oder freche E-Mails ist kühle, korrekte und höfliche Sachlichkeit. Es ist der Sache nur selten dienlich, wenn professionelle Mailer auf Provokationen und Andeutungen einsteigen. Geschäfts-E-Mails sind nicht das Medium für Emotionen: In einer E-Mail kann eine Aussprache koordiniert werden. Die Aussprache selbst aber sollte in einem persönlichen Gespräch stattfinden.

7. Sag “Dankeschön”

Es ist eine Kleinigkeit, die für viel Wirbel sorgen kann, wenn sie vergessen geht: Die Dankesformel.

Mit einem “Vielen Dank für Ihre Unterstützung” oder einem “Für Ihre wertvollen Inputs bin ich Ihnen sehr verbunden” wirken viele E-Mails persönlicher und weniger arrogant. Natürlich sind beide Beispiele sehr formelhaft. Aber: Sie zeigen an, dass die Arbeit der Empfängerin gewürdigt und geschätzt wird. Ein kleines “Dankeschön” verhindert so manche Eskalation.

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Kurz zusammengefasst

1. Verlinke die benötigten Ressourcen!
2. Strukturiere deine Nachricht!
3. Halte dich so kurz, es geht!
4. Sag an, was zu tun ist!
5. Nutze E-Mail-Metadaten!
6. Bleib sachlich!
7. Aber sag trotzdem “Dankeschön”!